Referat d. 22. sep. 2013

Tilstede: Steen, Erik, Camila og Trine

Afbud: Peter og Henrik

1)

Godkendelse af dagsorden:

Dagsordenen blev godkendt

2)

Opfølgning på referat fra generalforsamlingen 16. juni   2013:

Ingen særskilt opfølgning.

3)

Konstituering af udvalg, tovholdere og kontaktpersoner:

a) Vejudvalg: Steen ønsker at indtræde i vejudvalget,   hvorefter det består af Steen, Erik, Henrik og Poul Erik. Vejudvalget   konstituerer sig ved sit første møde.

b) Trappeudvalg:   Består fortsat af Ejvind, Charles, Jacob, Erik Olsen og Gert, med Steen som

tovholder.

c) Kommunikationsudvalg: Består fortsat af Steen med   drøftelser i bestyrelsen af relevante forhold.

4)

Økonomi:

a) Status for kontingenter og aktioner: Camila har været   nødt til at rykke 40 medlemmer efter betalingsfristens udløb 1. august. 22 har   fortsat ikke betalt. Bestyrelsen fastslog, at dette er helt uacceptabelt og   er alt for ressourcekrævende for kassereren. Bestyrelsen opfordrer alle til   at betale. Den videre procedure tages op ved næste bestyrelsesmøde.

b) Kort status for økonomi og fremtidig regnskabsførelse: Camila   er gået i gang med at bruge excelark, hvilket er en væsentlig forbedring.

c) Hvad skal vi gøre bedre næste år før 1. august 2014: Camila   vil forfatte et ”betalingsbrev” med beskrivelse af hele proceduren for   kontingentbetaling med oplysning af kontonummer, kopi af vedtægter mv.

d) Formueplacering – alternativer til Nykredit?: Steen har   undersøgt forskellige muligheder. Steen vil forhandle med Nykredit. Camila støttede   Henriks forslag om korte obligationer, muligt gennem Danske Bank. Steen og   Camilla går videre med sagen.

5)

Vejene:

a) Vedligeholdelse af fællesarealer, niveau, ny ”havemand”   og honorar: Poul Erik har meddelt, at han ikke ønsker at fortsætte med at slå   græsset i vejenderne. Mikkel Bolbroe har meddelt, at han vil påtage sig   græsslåningen for samme honorar. Vejudvalget vil tage stilling til, hvordan   der kratryddes i vejenderne. Trine opfordrede til, at vejudvalget opprioriterer   stien ved nr. 43, der efterhånden er meget dårlig. Erik redegjorde for   vejudvalgets overvejelser.

b) Terminer for vedligeholdelse af vejene: Bestyrelsen   opfordrer til, at vedligeholdelsesarbejdet spredes over hele året, og at   vejudvalget genovervejer prioriteringerne. Bestyrelsen opfordrede vejudvalget   til at inddrage medlemmer fra Lyshøjvangen.

6)

Kommunikation:

a) Mindeord for Jørgen på hjemmesiden: Bestyrelsen   besluttede, at der på hjemmesiden skal være et mindeord. Steen har forfattet   et udkast, som bestyrelsen tilsluttede sig.

b) Melding fra repræsentantskabsmødet i GGØ: Steen deltog   på mødet, som blev afholdt i Gillelejehallen d.d. Steen orienterede om   dagsordenen. Der er kommet en ny lov om private veje / private fællesveje. I   vores distrikt gælder ”byreglerne” (modsat landreglerne). Kommunen foretager   ikke vejsyn af egen drift. Kommunen er af den opfattelse, at dem, der   vedligeholder vejene, også bestemmer, om der skal være belysning (i   sommerhusområderne). Kystsikring: Der findes en ”kyst- og strandgruppe” og en   ”kystbeskyttelsesgruppe”, som arbejder for at få reetableret sandstrandene.   Gribvand har to bestyrelsesmedlemmer, der er brugervalgte. Disse er på valg.   Alle opfordres til at stemme på Erik Larsson. Valget foregår ved personlig   henvendelse.

c) Hjemmesiden – henvendelser: Ingen henvendelser. Vi har   fået et CVR-nummer, som vi bruger ved kommunikation med det offentlige. Vi   skal også have en nem-konto. Vi skal endvidere opgive en e-mailadresse.

d) Mailboks: Der har intet været. Steen har fået en   telefonhenvendelse fra LY11 angående hærværk på grantræer. Forholdet er   anmeldt til politiet.

7)

Mødeplan 2013/2014 – eventuelle justeringer: Mødet den 14.   oktober 2013 og mødet den 6. april 2014 flyttes frem til kl. 15 – 17. Mødet   den 15. maj 2013 holdes hos Camila kl 15 -17.

8)

Eventuelt: Trine oplyste, at en del grundejere har   efterlyst, at generalforsamlingen igen bliver holdt hos os selv – på   Fyrkroen. Dette skyldes, at mange medlemmer ikke har bil og derfor har   problemer med at komme ned til Gillelejehallen. Desuden er det hyggeligere.   Da fremtidens møder ikke tegner til at blive langvarige, kunne det måske   overvejes at flytte dem tilbage til Fyrkroen. Bestyrelsen besluttede at   undersøge, om dette kan lade sig gøre.

Ref. TB, FY 49