Fortegnelse over aktiviteter vedrørende persondata
jfr. Persondataforordningens artikel 30
Dataansvarlig: Nakkehoved Grundejerforening
v/ formand Steen Gyldendal-Melberg
Egeparken 81
2980 Kokkedal
Tel: + 45 22 24 37 00
steen.gyldendal.melberg@gmail.com
Hjemmeside www.nakkehovedgrundejerforening.dk
Foreningens mail formand@nakkehovedgrundejerforening.dk
Behandling af personoplysninger:
Foreningen omfatter grundejere på Fyrvangen og Lyshøjvangen, 3250 Gilleleje. Medlemskab/bidragspligt er pligtigt i henhold til tinglyste servitutter.
Foreningen fører en løbende fortegnelse over sine medlemmer omfattende navn, bopælsadresse, medlemsadresse, telefonnummer og hvor muligt e-mail-adresse.
Medlemsfortegnelsen opdateres og lagres elektronisk hos sekretæren, der af hensyn til eventuelle spørgsmål vedrørende ejerforhold opbevarer kopier fra indeværende år samt de seneste 5 år. Kassereren kan gemme ældre versioner til brug for kontingentafregning.
Den opdaterede medlemsfortegnelse udsendes en gang årligt til samtlige medlemmer – typisk i forbindelse med indkaldelse til ordinær generalforsamling.
Foreningens kasserer registrerer kontingentindbetalinger og foretager kontingentinddrivelse ud fra medlemsfortegnelsen. Kontingent- og restanceforhold for medlemmerne er registreret hos kassereren, og er ikke tilgængelige for medlemmerne på anden vis end gennem anonymiserede poster i foreningens regnskab.
Oplysninger om de enkelte medlemmers kontingentbetaling gemmes ikke bortset fra registrering til brug for foreningens regnskab som specifikation af tilgodehavender eller forudbetalinger og da identificeret ved medlemsadresse. Regnskabet føres i EXCEL.
Regnskabsoplysninger gemmes som udgangspunkt i indeværende år + 5 år.
Medlemmernes data videregives i øvrigt ikke uden konkret informeret samtykke, undtagen hvor der måtte være et retsligt begrundet forhold, eller hvor der i forbindelse med salg ønskes oplysning fra mægler/køber om restanceforhold.
Behandlingen af persondata finder sted på bestyrelsens egne password beskyttede terminaler med sædvanlig firewall- beskyttelse og over internetacces. Medlemsfortegnelsen gemmes tillige med andre foreningsinformationer på foreningens kodeordsbeskyttede Dropbox, der ikke indebærer at data behandles udenfor EU.
Bestyrelsen er instrueret om at slette persondata på egne terminaler, som ikke længere har et formål begrundet i foreningens drift og dokumentationen heraf.
Afgående bestyrelsesmedlemmer
sletter alle persondata.
Tiltrådt på bestyrelsesmødet den 22. september 2018.
